Monika Bekas, Windykacja należności w praktyce, Książka

Windykacja należności w praktyce

Jak weryfikować zdolność kredytową klientów i odzyskiwać pieniądze od dłużników

„Borykający się z nierzetelnymi dłużnikami znajdą w tej książce wnikliwą analizę polskich uwarunkowań bezpieczeństwa obrotu gospodarczego oraz znakomity poradnik z praktycznymi narzędziami skutecznej windykacji. Ale jest ona równocześnie inspiracją do autorefleksji - zwróceniem uwagi na to, że poprzez nieznajomość tych narzędzi lub ich nieumiejętne stosowanie działamy w interesie dłużnika! Oba te powody tworzą bardzo dobrą motywację do przeczytania tej książki.”

Tomasz Kozłowski
prezes Polskiego Stowarzyszenia Doradczego i Konsultingowego
wiceprezes Związku Pracodawców Klastry Polskie

Outsourcing windykacji

Outsourcing windykacji oznacza korzystanie z usług wyspecjalizowanych firm windykacyjnych, które odzyskują niespłacone należności na etapie postępowania polubownego oraz wspierają wierzyciela na etapie postępowania sądowego i egzekucyjnego. Dlatego każdy przedsiębiorca, którego działania windykacyjne nie przynoszą zamierzonych efektów, powinien zastanowić się nad przekazaniem spraw firmie zewnętrznej. W takim razie warto zadać pytanie, jakie korzyści może odnieś wierzyciel z outsourcingu windykacji?


Dlaczego warto korzystać z outsourcingu windykacji?

Przedsiębiorca decyduje się na korzystanie z usług firm windykacyjnych z dwóch powodów. Po pierwsze, ze względu na redukcję własnych kosztów związanych z działaniami windykacyjnymi. Wierzyciel sam decyduje, w jakim zakresie udziela pełnomocnictwa firmie windykacyjnej, a ona za niewielką opłatę wstępną lub prowizję od odzyskanych kwot ponosi wszelkie koszty związane z odzyskaniem niespłaconych należności. Ma to ogromne znaczenie wtedy, gdy przedsiębiorca z małej firmy staje się dużą korporacją, ma coraz więcej klientów i coraz więcej problemów z nieuregulowanymi należnościami w terminie. Wierzyciel musi podjąć decyzję, co się bardziej opłaca: budować własny dział windykacji czy skorzystać z usług firmy zewnętrznej. Firmy windykacyjne mają doświadczenie w odzyskiwaniu niespłaconych należności i zatrudniają pracowników, którzy potrafią rozmawiać z dłużnikami na temat spłaty zadłużenia. Dlatego drugim powodem korzystania z outsourcingu windykacji jest efektywność podejmowanych działań przez firmy zewnętrzne. Firma windykacyjna, ze względu na doświadczenie, może być bardziej skuteczna niż sam wierzyciel.

Skuteczność outsourcingu windykacji

Skuteczność działań podejmowanych przez firmę windykacyjną zależy od tego, jak przeterminowany jest sam dług. Decydując się na outsourcing windykacji, warto wiedzieć, że im starszy dług, tym chęć spłaty zadłużenia przez nierzetelnego klienta jest coraz mniejsza. W przypadku przedawnienia sprawy trudno odzyskać pieniądze na drodze postępowania sądowego, bo kiedy dłużnik podniesie zarzut przedawnienia, sąd oddala sprawę.

Najtrudniej jednak windykować sprawy, które były przedmiotem postępowania prowadzonego przez komornika i zostały umorzone ze względu na bezskuteczność podejmowanych działań egzekucyjnych. Wtedy zazwyczaj okazuje się, że dłużnik nie ma już majątku, z którego można by wyegzekwować dług. Dlatego najskuteczniej jest windykować te należności, które są nieuregulowane do trzech miesięcy od terminu płatności. Na efektywność outsourcingu windykacji wpływa jeszcze jeden ważny element – windykowana sprawa musi być bezsporna. To oznacza, że dłużnik nie wnosi żadnych zarzutów ani reklamacji do wykonania przedmiotu umowy, a same faktury zostały wystawione zgodnie z zawartym kontraktem lub zleceniem.

Warto pamiętać, że profesjonalna firma windykacyjna udostępnia wierzycielowi narzędzia, dzięki którym kontroluje on stan realizacji zleconych przez siebie spraw. Wierzyciel może zatem sprawdzać efektywność podejmowanych działań windykacyjnych. Cel przecież jest jeden: jak najszybsze odzyskanie pieniędzy od dłużników. Jakie zatem działania może podjąć firma windykacyjna, aby skutecznie odzyskać pieniądze wierzyciela?

Współpraca z firmą windykacyjną

Wierzyciel, decydując się na outsourcing windykacji, musi wiedzieć, jakie działania w jego imieniu podejmie firma zewnętrzna. Firmy windykacyjne oferują między innymi następujące usługi:

  • monitoring należności, który polega na przypomnieniu dłużnikowi o zbliżających się terminach płatności, dzięki czemu klient jest dyscyplinowany do zapłaty za wystawione faktury;
  • prowadzenie spraw na etapie postępowania polubownego – proces ten jest bardzo rozbudowany i zróżnicowany, a czynności muszą być dostosowane do potrzeb i specyfiki wierzyciela;
  • prowadzenie spraw na etapie postępowania sądowego – podejmowane działania związane są z wniesieniem sprawy do sądu, uzyskaniem nakazu zapłaty oraz tytułu wykonawczego, kończącego postępowanie sądowe;
  • windykacja przedegzekucyjna – polega na polubownym odzyskaniu należności, zanim sprawa trafi do kancelarii komornika;
  • windykacja egzekucyjna – polega na przygotowaniu wniosku o wszczęcie postępowania egzekucyjnego, złożeniu dokumentów do właściwej kancelarii komorniczej, nadzorowaniu prawidłowego przebiegu procesu egzekucji, przekazaniu komornikowi informacji o majątku dłużnika oraz prowadzeniu mediacji z dłużnikiem.

Firmy zewnętrzne mogą specjalizować się w ściąganiu konkretnych należności. Niektóre firmy specjalizują się w windykowaniu należności masowych, takich jak niezapłacone przez konsumentów rachunki za telefon czy telewizję kablową. Inne mogą specjalizować się w windykowaniu nieuregulowanych należności przedsiębiorców. Są również firmy windykacyjne, które zajmują się głównie odzyskiwaniem przeterminowanych należności w poszczególnych branżach, np. sektorze finansowym, służbie zdrowia, budownictwie, handlu detalicznym itp.

Wierzyciel powinien zdawać sobie sprawę z tego, że firma windykacyjna działa w jego imieniu i na jego rachunek, dlatego każde jej nieprofesjonalne działanie wpływa na reputację wierzyciela jako przedsiębiorcy łamiącego prawo. Należy starannie wybrać firmę, której powierzy się windykowanie dłużników.

Kryteria wyboru firmy windykacyjnej

W Polsce jest kilkaset firm, które zajmują się odzyskiwaniem przeterminowanych należności. Niektóre z nich powstały zaledwie kilka miesięcy temu, inne istnieją na rynku od ponad 10 lat. Firma z dużym doświadczeniem wypracowała skuteczne metody działania, a to przecież najważniejsze. Zawsze należy poprosić o referencje zadowolonych klientów lub zasięgnąć opinii o danej firmie u innych przedsiębiorców z danego miasta, branży czy wśród przyjaciół.

Wierzyciel powinien zwróć uwagę, gdzie firma windykacyjna się reklamuje i jaki jest jej przekaz. Niektóre firmy stosują dość kontrowersyjną reklamę, np. rozebrana kobieta i napis: „dla ciebie ściągniemy wszystko”. Jeszcze inne wymyślają hasła reklamowe w stylu „załatwiamy klientów”, „jesteśmy wszędzie” itp. Do niedawna dłużnicy byli przekonany, że firmy windykacyjne działają na granicy prawa, zastraszają swoich klientów i nachodzą ich w domach, a typowy windykator to tępy osiłek z kijem baseballowym. Taką prawdę przedstawiały gazety i inne media. Na szczęście obraz całej branży w ostatnich latach się zmienił. Większość firm windykacyjnych działa zgodnie z prawem i tylko z takimi warto współpracować.

Wszelkie działania firmy windykacyjnej, w których pojawiają się pogróżki pisemne bądź ustne, są niezgodne z prawem. Podszywanie się pod instytucje publiczne, piętnowanie dłużnika np. przez naklejanie na jego drzwiach nalepek typu „tu mieszka dłużnik”, nękanie dłużnika w momencie, kiedy zakwestionował on dług, jest niezgodne z prawem. Naganne jest również dopisywanie do kwoty długu bardzo wysokich kwot manipulacyjnych z tytułu podjętych działań windykacyjnych. Można żądać zwrotu poniesionych kosztów korespondencji, wykonanych telefonów, ale w granicach rozsądku.

Kodeks etyczny firm windykacyjnych

Zmiany, jakie zaszły w ostatnim czasie w branży windykacyjnej, są wyrazem opracowania tzw. „Zasad dobrych praktyk windykacyjnych”. Kodeks powstał z inicjatywy Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych oraz największych firm windykacyjnych w Polsce. W dokumencie tym możemy przeczytać, że firma windykacyjna jest zobowiązana prowadzić wszelkie działania zmierzające do odzyskania długu, przestrzegając litery prawa. Poszanowanie to wiąże się z dbałością o interes wierzyciela, jak i praw dłużnika.

Wierzyciel nie stosuje metod, które naruszałyby prawo. Między innymi zakazane jest: użycie siły, gróźb karalnych, używanie wulgarnego lub nieprzyzwoitego języka, niegrzeczny ton rozmów, przekazywanie nieprawdziwych informacji o konsekwencjach niezapłacenia długu, takich jak np. areszt, pozbawienie wolności, konfiskata majątku, sugerowanie innym osobom, że dłużnik jest przestępcą.

Windykując niespłacone należności, firma windykacyjna powinna w swoich procedurach uwzględniać przepisy prawa, zasady współżycia społecznego oraz dobre obyczaje. Ale przede wszystkim, podejmując działania zmierzające do odzyskania niespłaconych należności, powinna postępować etyczne. Na pewno godna polecenia jest każda forma współpracy z dłużnikiem, która polega na dostosowaniu działań windykacyjnych do możliwości finansowych dłużnika, rozłożeniu długu na raty, żądaniu spłaty długu i odsetek o rzeczywiste i udokumentowane koszty windykacji oraz nierozpowszechnianiu i niewykorzystywaniu wstydliwych bądź nieprawdziwych informacji o dłużniku. Jeżeli wierzyciel już wie, że potrzebuje współpracy z firmą windykacyjną, musi tylko wdrożyć w swoim przedsiębiorstwie outsourcing windykacji.

Podsumowanie

Wierzyciel, decydując się na współpracę z firmą windykacyjną, musi podjąć kroki zmierzające do prawidłowego i efektywnego wdrożenia outsourcingu windykacji w swoim przedsiębiorstwie. Głównym celem strategicznym outsourcingu windykacji jest skupienie się przedsiębiorcy na tym, co robi najlepiej, czyli na sprzedaży swoich usług i produktów, a przekazanie prawa do windykacji w ręce wyspecjalizowanej firmy zewnętrznej. Warto pamiętać, że główną zaletą outsourcingu windykacji jest obniżenie kosztów windykacji wewnętrznej i skuteczność w odzyskiwaniu nieuregulowanych należności. Niewątpliwą wadą jest to, że wierzytelności, których nie uda się firmie windykacyjnej odzyskać, wracają do wierzyciela i pozostaje problem, co z nimi dalej zrobić? Decydując się na współpracę z firmą windykacyjną, wierzyciel musi wziąć pod uwagę zarówno zalety, jak i wady outsourcingu windykacji.