Monika Bekas, Windykacja należności w praktyce, Książka

Windykacja należności w praktyce

Jak weryfikować zdolność kredytową klientów i odzyskiwać pieniądze od dłużników

„Borykający się z nierzetelnymi dłużnikami znajdą w tej książce wnikliwą analizę polskich uwarunkowań bezpieczeństwa obrotu gospodarczego oraz znakomity poradnik z praktycznymi narzędziami skutecznej windykacji. Ale jest ona równocześnie inspiracją do autorefleksji - zwróceniem uwagi na to, że poprzez nieznajomość tych narzędzi lub ich nieumiejętne stosowanie działamy w interesie dłużnika! Oba te powody tworzą bardzo dobrą motywację do przeczytania tej książki.”

Tomasz Kozłowski
prezes Polskiego Stowarzyszenia Doradczego i Konsultingowego
wiceprezes Związku Pracodawców Klastry Polskie

Otoczenie gospodarcze przedsiębiorstwa – jak je weryfikować, aby bezpiecznie działać na rynku?

Maksyma mówi: „Dobre interesy robią ludzie albo bardzo mądrzy, albo bardzo głupi. Ci pierwsi – bo potrafią właściwie ocenić ryzyko, Ci drudzy – bo nie potrafią”. Każdego dnia właściciele firm oraz kadra zarządzająca dużych korporacji podejmują decyzje dotyczące funkcjonowania swojej firmy w obrocie gospodarczym. Osoby te są odpowiedzialne za rozwój przedsiębiorstwa, a wybory, których dokonują, mają wpływ na jego wzrost lub upadek. Dlatego warto zadać pytanie, jak mądry menadżer lub właściciel powinien oceniać ryzyko kontraktu, aby „robić tylko dobre interesy”?


Otoczenie gospodarcze przedsiębiorstwa

Fakty wskazują na to, że w 2012 roku zbankrutowało ponad 900 firm. To znacznie więcej niż rok wcześniej. Eksperci szacują, że głównym powodem upadłości przedsiębiorstw była utrata płynności finansowej. Oznacza to, że w dużej mierze bankrutujące firmy nie były w stanie regulować na bieżąco swoich zobowiązań. Warto wiedzieć, że problemy finansowe firm w obecnych czasach są widoczne na kilka miesięcy przed ogłoszeniem upadłości. Zazwyczaj taki nierzetelny klient widnieje już w ogólnopolskim rejestrze dłużników jako potencjalny bankrut lub osoba niewypłacalna. Dlatego aby robić „dobre interesy”, menadżer lub właściciel musi weryfikować swoje otoczenie gospodarcze, w ramach którego przyszło mu prowadzić działalność gospodarczą bądź kierować firmą. Otoczenie gospodarcze to przestrzeń, w której funkcjonuje przedsiębiorstwo. To obszar, na który mają wpływ zarówno czynniki ekonomiczne, polityczno-prawne, techniczne, jak i konkurencja, dostawcy czy odbiorcy. To, co się dzieje w przestrzeni gospodarczej każdego podmiotu, wpływa na jego pomyślność, a tym samym na jego kondycję finansową.

Bezpieczeństwo firmy uzależnione od portfela rzetelnych i sprawdzonych klientów

Z badań wynika, że dla ponad 60% polskich firm zaległe należności są barierą mającą wpływ na prowadzenie działalności gospodarczej i rozwój przedsiębiorstwa. Zatory płatnicze i niezapłacone przez klientów faktury sprawiają, że firma nie ma wystarczających środków finansowych na inwestycje, marketing i reklamę nowych produktów, musi ograniczać zatrudnienie lub obniżać wynagrodzenie pracowników.

Dlatego istotnym elementem prowadzenia dzisiejszego biznesu jest zbieranie informacji na temat swoich klientów umożliwiających określenie ich wypłacalności, czyli zdolności kredytowej do zaciągania zobowiązań. Dzięki temu menadżer lub właściciel może określić wiarygodność, rzetelność i solidność każdego potencjalnego i obecnego klienta. Biznes powinien opiera swoje bezpieczeństwo na portfelu rzetelnych i sprawdzonych klientów. Bezpieczeństwo to stan, który daje firmie pewność przetrwania i gwarancję jej rozwoju. Tylko wtedy firma nie stanie się efektywnym bankrutem, którego wyniki finansowe wskazują na szybki wzrost, przy jednoczesnym braku wystarczających środków finansowych na pokrycie własnych comiesięcznych zobowiązań.

W dzisiejszych niestabilnych czasach mądry menadżer i właściciel powinien szacować ryzyko współpracy ze swoimi partnerami w biznesie. Przecież bezpośredni wpływ na kondycję finansową przedsiębiorstwa mają sami klienci, z którymi firma na co dzień współpracuje. Można powiedzieć, że to, w jaki sposób przedsiębiorca sprzedaje swoje towary lub usługi, wprost wpływa na liczbę nierzetelnych klientów, jakich ma w swoim portfelu.

Jak weryfikować otoczenie gospodarcze firmy?

Po pierwsze, należy przyjrzeć się branży, w której działa firma. Bankructwa i upadłości wpływają na niewypłacalność firm danego sektora. Łańcuch nieregulowanych należności zatacza coraz szerszy krąg i może dotknąć wiele firm, nawet te, które są dzisiaj w dobrej kondycji finansowej.

Po drugie, przed każdą nową transakcją należy sprawdzać podstawowe informacje o przedsiębiorcy znajdujące się w Krajowym Rejestrze Sądowym i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dzięki temu mamy pewność, że firma istnieje, a przedsiębiorca nie jest oszustem chcącym wyłudzić od nas towar lub usługę. Sprawdzając dokumenty rejestrowe, jakimi posługuje się kontrahent, przedsiębiorca zyskuje pewność, kto jest umocowany do reprezentowania firmy i podpisywania umów. Należy pamiętać, że umowa podpisana przez niewłaściwą osobę jest nieważna. W sądzie nie będzie można skutecznie dochodzić swoich praw.

Po trzecie, warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy potencjalny klient nie jest dłużnikiem wpisanym do bazy biura informacji gospodarczej. Raport, który pobierzemy z bazy danych rejestru, poinformuje nas o tym, komu nasz potencjalny klient zalega z płatnościami i na jakie kwoty opiewa jego zadłużenie. Decyzja wtedy jest prosta: podpisuję umowę na gorszych warunkach, proszę o przedpłatę lub rezygnuję z transakcji.

W przypadku kontraktów opiewających na bardzo duże sumy pieniędzy warto pobrać raport z wywiadowni gospodarczej. Dowiemy się z niego, jak firma rozwijała się przez ostatnie lata i w jakiej jest obecnie kondygnacji finansowej. Analizując ryzyko, należy sięgnąć do sprawozdań finansowych danego przedsiębiorcy. Dokumenty finansowe, takie jak bilans czy rachunek zysków i strat, odzwierciedlają całokształt działalności gospodarczej przedsiębiorstwa pod kątem finansowym. Dlatego szczegółowy raport wywiadowni będzie zawierał między innymi: dane rejestrowe, historię firmy, powiązania kapitałowe, bilanse, rachunki wyników itp.

Dobrą i sprawdzoną praktyką jest również poproszenie naszego przyszłego klienta o dostarczenie zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami lub opinii z banku o prowadzonym rachunku. Dzisiaj instytucje finansowe oferują przedsiębiorcom linie debetowe, kredyty, karty płatnicze. Dobrze jest wiedzieć, czy potencjalny klient, z którym mamy podpisać duży kontrakt, wywiązuje się ze swoich zobowiązań wobec banku i nie ma żadnych opóźnień w ich spłacie. Aktualne zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami z Urzędu Skarbowego i ZUS daje gwarancję, że firma ma wystarczające środki finansowe na regulowanie bieżących opłat. Warto pamiętać, że w przypadku egzekucji komornik w pierwszej kolejności ściąga należności na poczet niezapłaconych podatków.

Mądry menadżer lub właściciel nie tylko na etapie zawierania umów bada kondycję finansową swoich przyszłych partnerów w biznesie. Monitoruje również sytuację płatniczą klientów w trakcie całej współpracy. Interesuje się na bieżąco swoim otoczeniem gospodarczym i weryfikuje informacje o dostawcach oraz konkurencji.

Standardy oceny wiarygodności finansowej partnerów w biznesie

Prowadząc działalność gospodarczą lub zarządzając firmą, warto pamiętać, że jakość portfela dłużników w dużej mierze zależy od jakości zawieranych transakcji z klientami. Zatem siła i dobrobyt każdej firmy tkwi nie w tym, jak windykuje ona swoich dłużników, ale w tym, jak mądrze sprzedaje. Badanie otoczenia gospodarczego przedsiębiorstwa pozwala na ocenę ryzyka kontraktu i bezpieczny rozwój każdej firmy. Każdego dnia Twoja firma robi więc albo dobre, albo złe interesy. Warto pamiętać, że siła polskiej gospodarki i dobrobyt nas wszystkich zależą właśnie od kondycji firm działających na rynku, w szczególności od sprawności finansowej sektora małych i średnich przedsiębiorstw.

Wyznaczenie standardów oceny wiarygodności finansowej pomaga określić klienta docelowego, z którym zawierane są transakcje w obrocie gospodarczym. Każdy powinien pamiętać, że utrata płynności finansowej może doprowadzić do zatorów płatniczych, a te przyczynią się do nieregularnego wywiązywania się z zobowiązań płatniczych wobec innych firm, banków lub instytucji. Sprawdzenie wiarygodności finansowej przyszłego klienta czy dostawcy powinno być podstawą działania każdej organizacji. Korzyść, jaką dzięki temu osiągnie firma, jest ogromna – nawiązuje ona współpracę z rzetelnym partnerami w biznesie, którzy mogą stać się klientami na całe życie.